L’importanza di avere un ufficio amministrativo formato ed efficiente.
Un articolo di Federica Colonna
Negli ultimi decenni, il panorama delle piccole imprese italiane ha mostrato una tendenza persistente: l’amministrazione è spesso gestita direttamente dal titolare o da una segretaria senza una formazione specifica, spesso solo a tempo parziale.
Questo modello, sebbene possa sembrare economicamente vantaggioso, spesso si traduce in una gestione contabile e amministrativa approssimativa e inefficace, con costi nascosti molto gravosi.
Gli adeguati assetti e l’importanza di un’amministrazione efficace
In un periodo storico in cui si pone sempre maggiore attenzione sugli “adeguati assetti amministrativi e contabili”, nonché sul controllo di gestione, in particolare dei flussi di cassa, la centralità di un ufficio amministrativo efficiente all’interno delle aziende diventa più evidente che mai.
- Procedure semplici e fluide che non richiedano grande impiego di tempo ed energie
- Prospetti efficaci anche senza investimenti in software costosi
- La comprensione dei concetti di base
sono fondamentali per garantire, non solo la sopravvivenza, bensì il successo a lungo termine di qualsiasi impresa.
La formazione del personale come arma vincente
Un elemento chiave per migliorare l’efficienza e l’efficacia dell’ufficio amministrativo è investire nella formazione del personale interno.
Fornire al proprio team competenze specifiche in materia di contabilità e controllo di gestione, insieme all’implementazione di processi semplici e fluidi, consente all’azienda di acquisire il controllo completo dei propri numeri senza dipendere esclusivamente dai tempi del commercialista.
Il commercialista non può fare tutto, prendetene atto
Dalla mia esperienza ventennale presso gli studi dei commercialisti, emergono chiaramente le conseguenze di una gestione amministrativa carente.
Quante volte mi sono state fatte domande del tipo: “La bolletta è stata pagata?” o “il cliente X quanto ancora deve pagare?” ; sono la riprova di una mancanza di controllo e monitoraggio interno.
È importante sfatare il mito secondo cui il commercialista è responsabile di tutte le questioni finanziarie dell’azienda. Amministrazione e contabilità, se pur due facce della stessa medaglia, sono due cose distinte e separate.
In un arco temporale immaginario, prima viene una gestione amministrativa corretta, e poi, attraverso le informazioni date dall’amministrazione, viene fatta la contabilità dal commercialista.
Se le informazioni che provengono dall’azienda, arrivano al commercialista in modo corretto e in tempistiche accettabili, anche la contabilità sarà elaborata senza errori e in mondo molto più rapido.
La responsabilità dell’imprenditore
Gli imprenditori devono assumersi la piena responsabilità dell’andamento delle proprie attività, e ciò include la gestione accurata di incassi e pagamenti, costi e ricavi, con un occhio sempre al cash flow, al margine di contribuzione, al MOL o più semplicemente al controllo di gestione.
Perché non esiste solo l’utile, la perdita o il fatturato.
Solo attraverso un approccio proattivo alla gestione amministrativa, supportato da una formazione adeguata e da processi efficienti, le aziende possono garantire la propria sostenibilità e crescita nel lungo periodo.