Perdere tempo per compensare inefficienze di altri: Giusto o Sbagliato?
Un articolo di Patrizio Gatti
Due anni fa, mentre tenevo come docente un corso di formazione aziendale sul controllo di gestione in una azienda del settore lapideo, è stato affrontato anche il tema dell’efficienza del magazzino.
L’azienda in questione ha un grosso spazio adibito a magazzino diviso in due parti: la “parte A”, che assorbe poco più della metà del fatturato aziendale proveniente dalla produzione interna, e la “parte B”, che contribuisce per il resto, derivante invece da lavorazioni completamente esternalizzate.
Nella “parte A”, la tracciabilità del materiale stoccato e l’efficienza del processo produttivo funzionano bene, con poche non conformità. Nella “parte B”, invece, le cose si complicano. Qui si ammassa tutto quello che deve essere mandato fuori per essere lavorato e quello che torna lavorato.
Spesso, quando il materiale trasformato ritorna, la mancanza di procedure standardizzate di rintracciabilità da parte dei fornitori esterni rende difficile identificare la destinazione finale del prodotto, complicando la gestione delle consegne ai clienti. Senza codici identificativi sui documenti di trasporto, anche gli addetti dell’azienda si trovano in difficoltà a capire dove deve andare la merce lavorata. E così, nel magazzino “B”, le consegne a volte vanno a finire dove non dovrebbero, con tutto il circo di problemi che ne consegue: consegne sbagliate, materiali che tornano indietro, clienti che si lamentano generando costi di inefficienza esterna e perdita di immagine.
Il fatto che l’azienda in generale avesse un utile nel bilancio, anche se qualche cliente si lamentava, non preoccupava più di tanto la direzione. Infatti, nonostante tentativi di alcuni dipendenti di richiedere maggiore precisione ai fornitori, il proprietario dell’azienda preferisce mantenere le relazioni con i fornitori storici per loro affidabilità. Questo atteggiamento ha portato a continui sprechi di tempo del personale per compensare le inefficienze del fornitore oltre che a un malcontento generale dei dipendenti coinvolti.
Di fronte a questa situazione, ho fatto una domanda ai dipendenti: È giusto che, per fare risparmiare tempo a un singolo, tutti gli altri debbano perdere tempo e l’azienda denaro? Questo ha creato una discussione costruttiva, al termine della quale il personale ha deciso di mettere giù su carta tutto il tempo e i soldi persi per colpa del fornitore storico, per presentare alla proprietà un’analisi dettagliata dei problemi generati, nella speranza di lavorare in modo più efficiente ed evitare sprechi.
Morale della storia: In alcune realtà aziendali, capita spesso che il lavoro di alcuni compensi le mancanze di altri. Nel nostro specifico caso, il titolare si trova bene così, nonostante qualche cliente e dipendente brontoli, e quindi perché dovrebbe preoccuparsi di controllare e ridurre gli sprechi? Alla fine, finché ci sono clienti disposti a pagare anche per gli sprechi, queste situazioni andranno avanti.
“Si fa così da anni” è spesso una scusa per non affrontare i problemi e migliorare. Come sosteneva uno dei guru della qualità, William Edwards Deming, accettare passivamente l’inefficienza non fa altro che dimostrare un sistema che non funziona.
E tu cosa ne pensi? Ti sei mai trovato in una situazione simile? Come hai affrontato il problema e quali soluzioni hai trovato per migliorare l’efficienza?
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