Contabilità a distanza per studi commerciali: organizzazione (vera), chilometri (zero)
Un articolo di Federica Colonna
Chi lavora in uno studio di commercialisti lo sa: non esistono più i periodi “tranquilli”.
Tra alcuni clienti che “ma posso scaricare lo scontrino”, altri che “si l’estratto conto dell’anno scorso adesso te lo mando… se lo trovo”, e scadenze fiscali che si moltiplicano come i Gremlins dopo mezzanotte… servirebbe una squadra di supereroi. O almeno una contabile ben organizzata.
E se questa contabile lavora da remoto? Vi assicuro che può funzionare, a volte anche meglio.
Da anni collaboro con diversi studi di commercialisti, completamente da remoto.
Sì, lo ammetto: non ci vediamo mai dal vivo. Ma i bilanci, gli F24 e le chiusure mensili arrivano puntuali.
Come?
Con una parola magica: organizzazione. E con un’altra: comunicazione.
Ogni studio ha il suo stile: chi usa Teams, chi Google Drive, chi i piccioni viaggiatori digitali, e chi non ha proprio un’organizzazione (incredibile ma vero!).
Io mi adatto, ma pretendo (gentilmente) che ci sia una struttura.
Una cartella per ogni cliente, suddivisa per anno, mese, tipo di documento.
E se non c’è (cosa che aimè capita), la creo io.
Molti studi sono ancora abituati all’archiviazione cartacea, e fanno fatica ad immaginare un archivio digitale condiviso. Ma quando poi provano l’esperienza magica di averne uno ben organizzato… non ne posso più fare a meno.
I vantaggi sono per loro, ma anche per me, perché se devo cercare un estratto conto, una polizza assicurativa o una fattura estera nel marasma delle mail… come si dice a Roma: “Te saluto coreeeeeeeee!”.
Come si DEVE comunicare?
Ci sentiamo via mail, chat, videochiamate: quel che serve.
Ma ogni richiesta, documento o aggiornamento importante deve lasciare traccia.
E quando ti capita il cliente (io ce l’ho), che ti dice “ci possiamo sentire un attimo che è meglio” per dirti una cosa che può tranquillamente essere scritta via mail…allora iniziano i problemi.
Lasciare traccia scritta, evita incomprensioni (tipo il cliente che ti dice una cosa, poi cambia idea e dice che tu hai capito male!). Verba volant scripta manent.
I latini avevano già capito tutto centinaia di anni fa e tu ancora non capisci??? Eddai su!
Le procedure sono fondamentali, ed ogni studio ha le sue (si spera).
Chi fa cosa, entro quando, come e con quale formato: queste cose vanno definite all’inizio.
E aggiornate quando serve, per evitare che il lavoro si perda tra mille “pensavo lo facessi tu”.
Ma soprattutto, se quella contabilità è affidata ad una persona specifica, è meglio evitare che le “mani” ce le metta anche qualcun altro, salvo necessità specifiche.
E’ anche una questione di responsabilità del lavoro svolto, e quando lavori da remoto questo aspetto è fondamentale.
Ma la distanza non complica?
Solo se mancano metodo e chiarezza.
Con gli studi ben organizzati, ci capiamo al volo. Perché abbiamo investito tempo a costruire un processo, non solo a “far andare avanti le cose”.
Un esempio? Con quasi tutti ho un drive condiviso dove, per ogni cliente, inseriamo la documentazione inviata dal cliente, suddivisa per tipologia.
Una banalità? Sì. Ma una banalità che evita dieci mail al giorno del tipo: “ma Rossi ce l’ha già mandato l’estratto conto?”
Con altri ho un file in cui viene segnato “lo stato di avanzamento lavori”, in modo che il commercialista sappia a che punto è la contabilità, cosa è registrato e cosa manca.
Questa metodologia porta vantaggi (per tutti)
Per lo studio:
- Collaborazione flessibile, senza vincoli di spazio
- Supporto nei picchi di lavoro senza dover assumere
- Una risorsa che lavora in autonomia ma è sempre allineata
Per me:
- Lavoro su più studi, con varietà e stimoli
- Posso gestire il mio tempo e ottimizzare le energie
- Collaborazioni durature e basate sulla fiducia (non sul cartellino)
La contabilità da remoto per gli studi commerciali non solo è possibile, ma può essere una risorsa strategica.
Serve una professionista affidabile, certo. Ma anche uno studio che crede nella collaborazione, anche a distanza. E magari, ogni tanto, manda un caffè virtuale in segno di gratitudine.