Controllo di gestione: perché il report giusto fa la differenza
Un articolo di Patrizio Gatti
Ti è mai capitato di ricevere un report pieno di pagine da non sapere da dove iniziare?
Circa vent’anni fa, in un venerdì d’estate, all’inizio del mio percorso come professionista, una mia cliente, Anna, mi presentò a una dirigente di una grande organizzazione.
Sono stato presentato come “quello che poteva risolverle il problema”.
La dirigente aprì il cassetto della scrivania, tirò fuori un plico di fogli rilegati e mi disse:
“Guarda, è un documento di circa centocinquanta pagine sul controllo della nostra gestione. C’è una relazione con tabelle e grafici, ma io non ho proprio né tempo né voglia di starci dietro per capire quali sono le cose importanti. Lunedì nel pomeriggio ho una riunione con i vertici e devo prendere delle decisioni. Te la senti di darmi una mano e ci vediamo qui entro le dieci?”
A quel punto ho accettato la sfida.
In pratica ho passato in ufficio il weekend sui dati, fogli Excel per rielaborare le informazioni del documento e un sacco di appunti.
Il lavoro era comunque fatto bene, soprattutto per chi era un tecnico, ma era poco pratico per chi, pur essendo una dirigente molto in gamba, voleva numeri essenziali e subito utili alle decisioni.
Mi sono messo quindi a tirare fuori le informazioni principali, gli indici di performance e quelli di bilancio più adatti per quella realtà.
E’ venuta fuori una relazione di poche pagine ma con dati molto importanti, utile a far vedere con chiarezza la situazione reale dell’organizzazione.
Sono andato puntuale all’appuntamento nel suo ufficio. Le portai il lavoro e le spiegai cosa avevo visto e rielaborato.
Lei mi ascoltò con molta attenzione, mi faceva domande su domande, ed alla fine si alzò e a voce alta disse:
“Finalmente, questo è quello che volevo.”
Mi ringraziò e mi diede appuntamento qualche giorno dopo per discutere meglio del mio lavoro.
In seguito mi affidò l’incarico di formare il personale interno.
Quell’esperienza mi ha fatto capire una cosa che non ho più dimenticato:
che il valore del controllo di gestione non sta nella quantità dei numeri o delle pagine, ma da quanto riesci a far capire quello che conta davvero per la direzione.
Ancora oggi, ogni volta che analizzo un bilancio, una situazione aziendale o imposto un modello di controllo, ripenso a quell’episodio.
A quel bisogno, forse ormai scontato, anche per gli ottimi software che oggi sono in commercio, di rendere i report leggibili e utili per chi dirige.
È da lì che è nata una parte del mio modo di lavorare, e che continuo, ogni giorno, a cercare di far parlare i numeri nel modo migliore possibile.
E tu cosa ne pensi?