Controllo delle commesse di produzione: perché guardare solo i costi può non bastare
Un articolo di Patrizio Gatti
Mi sono trovato a parlare con un direttore dei lavori di un’azienda che lavora quasi esclusivamente su commesse.
Siamo finiti a parlare del controllo delle commesse, cioè di quei lavori su incarico, come la realizzazione di un impianto, un cantiere o la fornitura di un prodotto o servizio, che hanno un inizio e una fine e su cui vanno tenuti sotto controllo tempi, costi e margini.
A un certo punto mi dice che loro analizzano i risultati alla fine del lavoro.
E da lì siamo entrati nel tema. Perché nelle PMI questa è una situazione spesso frequente.
Le commesse si guardano quando sono concluse, si analizzano i costi, si confrontano con i ricavi e si verifica se è rimasto margine.
Il limite è che, in molte situazioni, quando si arriva a quel momento non c’è più spazio per intervenire.
E questo nelle commesse di un certo tipo, soprattutto quelle più lunghe o di importo più rilevante, pesa ancora di più.
Il controllo più comune mette a confronto quanto avevi previsto con quanto hai speso fino a oggi, ed è già molto utile; il fatto è che, se non lo leghi ai tempi e a quanto lavoro è stato davvero eseguito, quello scostamento resta un numero che non ti spiega cosa sta succedendo.
Lo scostamento tra budget e consuntivo ti dà un’informazione, ma di per sé dice poco.
Perché?
Perché non sappiamo esattamente le cause che hanno portato allo scostamento totale e soprattutto non abbiamo un riferimento temporale.
Non sappiamo, per esempio, in corso d’opera se abbiamo speso di più perché siamo più avanti con il lavoro oppure perché stiamo lavorando in modo inefficiente. Nella gestione delle commesse di un certo tipo questo è un passaggio importante.
Si tende a guardare quanto si è speso, ma non quanto lavoro è stato realmente portato a termine. Serve collegare costi, tempi e avanzamento reale delle attività.
Per farlo è necessario entrare nel dettaglio della commessa, suddividerla in attività, attribuire responsabilità e monitorare quello che accade durante lo svolgimento.
In questo contesto si inserisce il metodo dell’Earned Value.
Cosa è l’Earned Value?
Immagina un elettricista specializzato (dati puramente indicativi) che deve fare un lavoro.
Il preventivo è di 120 euro e il tempo stimato è di 2 ore, quindi 60 euro l’ora.
Dopo un’ora vai a controllare. Hai speso 60 euro.
Questo è quello che di solito si guarda. Ma non basta.
Serve capire quanto lavoro è stato fatto.
Se dopo un’ora il lavoro è al 50%, il valore prodotto è 60 euro. Sta andando come previsto.
Se dopo un’ora il lavoro è al 35%, il valore prodotto è 42 euro. Sta andando più lento del previsto. Se continua così, il lavoro durerà di più e costerà di più.
Se dopo un’ora il lavoro è al 75%, il valore prodotto è 90 euro. Sta andando più veloce. Probabilmente finirà prima e costerà meno.
Questo è l’Earned Value.
Non guarda solo quanto hai speso. Ti permette di capire quanto valore hai prodotto rispetto a quello che avevi previsto.
Pensa a un impianto importante, ti trovi a metà lavoro, hai già sostenuto dei costi e senza un riferimento sull’avanzamento reale non sai se sei in linea oppure no. Senza questo tipo di lettura, molte commesse sembrano andare bene fino alla fine.
E poi magari ti accorgi che il margine sparisce.
L’Earned Value è il costo cumulato della produzione alla data di rilevazione, realizzato valorizzando la quantità di lavoro reale ai costi unitari di budget.
In pratica il lavoro fatto viene valorizzato in base alla percentuale di completamento rispetto ai valori del budget iniziale.
Esaminando il lavoro in corso, questa metodologia mette a confronto l’avanzamento della produzione con il valore pianificato, facendo emergere eventuali aree di rischio prima che diventino difficili da gestire.
Alla base c’è una rappresentazione abbastanza semplice, la classica curva a S.
Da una parte hai il preventivo, dall’altra i costi consuntivi. In mezzo inserisci il valore del lavoro fatto, valorizzato a budget. Mettendo insieme queste tre informazioni riesci a confrontare nel tempo quello che avevi previsto con quello che sta succedendo davvero.
Mettendo a confronto, periodo per periodo, il pianificato con l’effettivo valorizzato ai costi standard di budget, emerge uno scostamento che permette di capire se il lavoro è in ritardo o in anticipo e se quello che si sta facendo sta costando di più o di meno.
A quel punto inizi a leggere la commessa in modo diverso. Capisci come sta andando mentre lavori e ti regoli di conseguenza, sapendo che ogni scelta ha un impatto sui costi.
Per questo tempi e costi vanno letti insieme. Guardare il risultato alla fine serve, ma nelle commesse più lunghe è mentre ci lavori che capisci davvero come sta andando.
Il controllo sulle commesse non serve solo per spiegare quello che è accaduto. Serve per vedere cosa sta accadendo mentre si lavora e per prendere decisioni quando si è ancora in tempo.
E tu hai mai provato a guardare una commessa con l’Earned Value?