Fatture, ricevute e scadenze: come organizzare il caos amministrativo
Un articolo di Federica Colonna
La burocrazia italiana (ma pure quella spagnola eh!) non è per deboli di cuore. Tra fatture elettroniche, ricevute, bonifici parlanti e scadenze che si rincorrono come in un videogioco a livelli infiniti, l’amministrazione può diventare un incubo… soprattutto per chi ha già altro da fare.
Tipo lavorare.
Ma niente panico! Un po’ di organizzazione, gli strumenti giusti e qualche buona abitudine possono davvero fare la differenza.
Ora, prendi una bella tazza di qualcosa di caldo, rilassati, mettiti seduto e stammi a sentire!
I fondamentali
Se vuoi tenere in ordine i tuoi documenti senza perdere la pazienza e avere voglia di dare fuoco a casa ( o all’ufficio), organizzati un drive suddiviso in cartelle (ma se sei vecchio stampo, va bene anche un archivio cartaceo, anche se è più complicato).
Dividi i documenti per anno e per tipo: fatture emesse, ricevute, F24, pagamenti, contratti.
Nomina i file in modo chiaro, tipo: Fattura_001_2025_Rossi.pdf
Evita robe tipo SCAN001.pdf (il commercialista ti ringrazierà, e pure io.)
Condividi l’archivio con chi si occupa della tua contabilità e aggiornalo ogni mese con la documentazione che man mano ti arriva.
Mannaggia alle scadenze che non ti ricordi mai..
IVA, ritenute, saldo IRPEF, acconti, CU, 770… No, non è arrivato il mio gatto a passeggiare sulla tastiera: sono solo alcune delle scadenze (sinonimo di “rotture di scatole”) che troverai durante l’anno.
La frase più classica è: “Ops, era oggi?!”
Qualsiasi strumento ben organizzato che ti aiuti a ricordare è utile:
La sveglia, i post it sul frigorifero, un’agenda cartacea, la lavagna in cucina, un calendario digitale (allora stai già avanti), una notifica sul telefono…. Tutto è buono, basta che TI RICORDI!
“Tanto ci pensa il commercialista” è morto! Ha fatto la stessa fine di “tranquillo” e “stai sereno”!
Anche se hai un commercialista è importante avere un minimo controllo su entrate e uscite.
Alla fine i soldi sono i tuoi, ed è giusto che ogni tanto dai un’occhiata a come stai messo.
Un foglio Excel, un gestionale (ma solo se hai già dimestichezza), un’app: scegli quello che ti è più comodo. Ti aiuta a capire come va il lavoro, pianificare le spese e… magari risparmiare su qualche sorpresa dell’ultimo minuto.
Siamo nel 2025: facciamoci aiutare dalla tecnologia, altrimenti che ci siamo evoluti a fare!?!?!
Dai ti do qualche dritta su cosa puoi utilizzare:
- Fatturazione elettronica → strumenti come Fatture in Cloud, Aruba, Danea
- App per ricevute e rimborsi → ad esempio Soldo, Qonto, Xero
- Condivisione documenti con il commercialista → Google Drive o portali dedicati
L’ingrediente segreto? La costanza.
Esatto, non vale solo per la dieta o per le challenge “21 giorni di Yoga per ritrovare la serenità mentale!”.
Fare un po’ di ordine ogni settimana (anche solo 15 minuti) vale più di una maratona all’ultimo minuto.
Mettiti l’anima in pace, respira, pensa solo che sarà una sofferenza breve… e a lungo andare, la serenità mentale la raggiungerai anche senza Yoga.
E se ti senti perso?
Usa il Tom Tom.
Il supporto di un buon contabile/amministrativo (anche da remoto!) può rendere tutto molto più semplice.
Ti è mai capitato di perdere una scadenza o non trovare una fattura nel momento più sbagliato possibile? Raccontamelo nei commenti!