REMOTE WORKING PER I COMMERCIALISTI _ IL PROGAMMA NON E’ IL VERO PROBLEMA
Un articolo di Federica Colonna
Chi mi conosce e mi segue su Linkedin sa che, oltre ad offrire servizi contabili/amministrativi per le aziende, lavoro soprattutto con e per i commercialisti, gestendo la contabilità dei clienti che loro mi affidano.
Parlo spesso della diffidenza da parte degli studi commerciali, verso il remote working.
La scusa principale di solito è la mancanza di fiducia verso una persona nuova, che non è in loco e quindi non controllabile.
Ma il più delle volte, dietro alla diffidenza si cela l’incapacità di organizzare in modo efficace il lavoro interno allo studio, e la mancanza di mezzi informatici adeguati (ad esempio un programma Incloud.)
Per fortuna la situazione sta lentamente cambiando, a vantaggio non solo della qualità di vita degli impiegati, ma anche degli studi, che in questo modo sono costretti a redigere linee guida e check list per ottimizzare i processi, rendendo il lavoro, già faticoso e complicato, sicuramente più fluido.
Infatti sempre più studi, stanno sperimentando lo smart working (da non confondere con il remote working), apprezzandone gli effetti positivi sulla qualità del lavoro svolto e nella soddisfazione maggiore del lavoratore.
Una delle domande che mi viene posta non solo dal commercialista nella call conoscitiva, ma anche da alcune mie colleghe che vorrebbero fare le contabili da remoto per gli studi è:
“ma conosci tutti i programmi? Se non conosci il programma di contabilità che utilizza lo studio, come fai?”
A questa domanda rispondo sempre:
“se conosci la materia contabile, se hai già lavorato in uno studio, e se sai come “gira” la contabilità…il programma è l’ultimo dei problemi!”
Di base, infatti, ci deve essere l’esperienza!
Come si dice “essere del mestiere”, sapere qual è la sequenza di operazioni da effettuare per gestire una contabilità dal punto di vista del commercialista, sapere quali sono le scadenze e quali sono le implicazioni di ogni evento contabile.
Se sai tutto questo, sai anche quali sono le domande che devi fare per capire “come gira” il programma.
Certo, aver lavorato con più programmi ti aiuta a capire quali potrebbero essere le differenze tra l’uno e l’altro.
Ad esempio, se la deducibilità iva è agganciata alla causale dell’operazione, al conto o deve essere inserita a mano; se il giroconto della ritenuta d’acconto dei professionisti viene fatta in automatico alla registrazione della fattura o nel momento del pagamento, o addirittura deve essere fatta manualmente.
Potrei andare avanti all’infinito, ma sono cose tecniche che sa chi, come dicevo prima, ha esperienza.
Ma come ci si organizza?
Ovviamente non si possono conoscere tutti i programmi contabili esistenti in commercio, quindi nella fase di onboarding sarà cura del committente fornirti assistenza e un minimo di formazione per renderti autonomo/a nei compiti che devi svolgere.
Personalmente, per non “addebitare” al cliente la mancata conoscenza dello strumento, inserisco nel contratto alcune ore di formazione gratuite, cercando di ottimizzare più possibile la fase di apprendimento. Ma ognuno si organizza come meglio crede.
Vorrei dare un consiglio sia ai commercialisti che intendono sperimentare questa modalità di lavoro ma ancora hanno dubbi, sia a chi vuole proporsi agli studi come remote accounting.
Caro commercialista, l’unico vero ostacolo nell’adozione di collaboratori da remoto è la tua organizzazione interna e l’utilizzo di mezzi adeguati.
Non è il fatto che non hai la presenza fisica del collaboratore, né il fatto che non la puoi controllare.
Il nostro lavoro è uno dei più controllabili, poiché va per scadenze e per risultato. Non si scappa.
Preoccupati piuttosto, di organizzare il lavoro con procedure scritte valide per qualsiasi membro nuovo, in presenza o meno, che ingloberai nel tuo team. Il lavoro deve essere più possibile omogeneo per tutti. In questo modo verrà imparato più facilmente dal team e non sarà soggetto a “personalizzazioni” a seconda dell’incaricato che se ne occupa.
Per quanto riguarda i mezzi, adotta programmi incloud, potenzia la rete internet, procurati un server potente, crea e utilizza archivi informatici dove trovare tutte la documentazione e le informazioni necessarie per svolgere tutte le mansioni necessarie per la corretta redazione della contabilità.
Per chi invece vuole intraprendere la professione di remote accounting, il discorso è molto più ampio.
Non basta aver lavorato saltuariamente o per pochi mesi in uno studio…i processi contabili per ogni singola azienda, per essere compresi appieno necessitano di almeno un anno e mezzo, anche due. Ogni cliente ha le sue particolarità e casistiche fiscali.
Non basta avere un pc e una connessione internet, devi avere delle skill collaterali fondamentali come:
- Organizzazione
- Responsabilità
- Disciplina
- Adattabilità
- Elasticità mentale
- Capacità di ragionamento
Oltre al fatto che devi avere uno spazio di lavoro comodo, spazioso, che ti consenta di concentrarti senza troppe interferenze esterne. La contabilità è una materia delicata e basta niente per sbagliare un numero, o avere una svista.
Succede a tutti, siamo umani… quindi, a maggior ragione, ridurre le fonti di distrazione è fondamentale.
Ovviamente devi sapere la materia (scontato ma non troppo di questi tempi.)
Quindi il programma è l’ultimo dei tuoi problemi.